Inkoop Facturen
Een "International” in de Food sector ervaart de situatie rond de verwerking van binnenkomende facturen als niet langer acceptabel.
Facturen raken zoek tijdens hun tocht langs budgethouders waardoor betalingen aan leveranciers niet binnen de contractuele termijnen kunnen plaatsvinden.
Vervelende gesprekken en verzwakking van de onderhandelingspositie zijn het gevolg.
Bij aanmaning door de leverancier wordt een kopiefactuur opgevraagd. Regelmatig leidt dit tot dubbele betaling als de zoekgeraakte factuur alsnog boven water komt.
De oplossing van BM Consultants >
Nieuwe situatie
Binnenkomende facturen worden meteen gescand en geboekt in het ERP systeem.
Indien de factuur het gevolg was van een inkooporder en daarmee en met de leveringsbon overeenkomt is de workflow daarmee afgerond. (3 way match)
Alle andere facturen worden elektronisch naar de budgethouders gezonden, die conform de business regels van de verschillende workflows hun goedkeuring moeten geven of weigeren.
De originele facturen blijven ten alle tijden op de crediteuren administratie.
De status van alle facturen "In Proces” is steeds inzichtelijk. Rappels en omleidingen
(bv tijdens vakanties) worden automatisch gegenereerd. Notoire zondaars onder de budgethouders worden als vanzelf zichtbaar.
Resultaten
- Facturen raken niet meer zoek.
- Dubbele betalingen komen niet meer voor.
- Doorlooptijd langs de budgethouders is gehalveerd.
- Informatie is verbeterd, managers hebben de historie steeds ter beschikking.
- Door verbeterde discipline zijn irritaties afgenomen.
- Het aantal verwerkte facturen per crediteuren medewerker is verdubbeld.
Terug <
Verkoop Facturen
Een groothandel in sanitair en verwarming artikelen wenst haar dienstverlening aan haar klanten, installateurs, te verbeteren.
Door het gevarieerde productaanbod (Meer dan 30.000 artikelen op voorraad) en duizenden afleveradressen leveren de facturen regelmatig telefonische vragen op.
Vaak is dan ook de getekende vrachtbrief noodzakelijk om adequaat te kunnen antwoorden .
Er gaat veel tijd verloren met het opzoeken van deze documenten, waardoor de klant lang moet wachten of teruggebeld moet worden.
De oplossing van BM Consultants >
Nieuwe situatie
De facturen, waar de ordernummers op zijn vermeld, worden digitaal opgeslagen.
Vrachtbrieven en aftekenlijsten worden middels een barcode voorzien van het ordernummer. Na terugkomst van de chauffeurs worden deze gescand en aan de hand van de barcode in het systeem opgeslagen.
Indien de klant een vraag heeft staan binnen één seconde zowel de factuur als de betreffende afleverdocumenten op het scherm.
Resultaten
- Klanten krijgen onmiddellijk antwoord.
- Misverstanden en disputen zijn verleden tijd.
- Er is een tijdsbesparing van 3 FTE's bereikt.
- De informatie wordt via de Website voor klanten toegankelijk gemaakt.
Terug <